Ooit werkte ik als adviseur mee aan een project waar tijdens de bijeenkomsten alleen de projectmanager aan het woord was. Hij vertelde wat er was gebeurd, hoe het zat en waar het project naartoe ging. Bij de koffieautomaat deden helaas hele andere verhalen de ronde. Dat project is nooit een succes geworden.
Storytelling
Storytelling is inmiddels al een bekend begrip en wordt als een belangrijk hulpmiddel gezien om mensen mee te nemen in ervaringen, een visie en een plan. Door het vertellen van verhalen wordt betekenis gegeven aan en gereflecteerd op het nog herinnerde verleden, het heden en de toekomst.
Want een verhaal raakt! Christopher Ratcliff, een gerenomeerde storyteller, verwoordt het als volgt: “We remember information far better when it’s in the form of story rather than as a list of facts”
Een goed verhaal bevat altijd vier elementen:
- Een wens
- Een probleem (waar worstelt de hoofdpersoon mee?)
- Een oplossing (hoe lost de hoofdpersoon het probleem op?)
- Het resultaat (voor jou of andere betrokkenen)
Wat voegt storytelling dan toe aan de uitvoering van projecten? Een ‘Project’-verhaal zorgt voor richting, het inspireert en motiveert. Daarnaast laat een verhaal zien waarom voor dit project wordt gekozen en wat beoogt wordt om ermee te behalen. Een verhaal blijft beter hangen, waardoor het dus ook minder snel vergeten wordt en zich makkelijker verspreidt in de organisatie.
Om het verhaal zo krachtig mogelijk te maken is het van belang dat eenieder zich hierin herkent. En dat, wanneer de verandering die met het project wordt beoogd voor iedereen is bedoeld, het verhaal ook van iedereen is. Het verhaal van het management of de opdrachtgever is hierin van groot belang, want daar start het mee en zij zullen ook als eerste het verhaal moeten gaan vertellen. Daarnaast is het belangrijk om meerdere medewerkers en ook andere stakeholders te betrekken bij de ontwikkeling van het verhaal, want ieder zijn ervaring is anders en van waarde. Het proces om naar het gezamenlijke verhaal te komen levert ook al enorm veel informatie op.
& Storylistening
Voordat je een verhaal kunt gaan vertellen moet je echter eerst goed luisteren. De kennis die je daarmee opdoet voedt namelijk de ‘story’ die jij gaat ‘tellen’ en bovendien kun je dan je verhaal beter aan laten sluiten bij de andere verhalen die reeds de ronde doen. Storylistening krijgt meestal veel minder aandacht en dat is eigenlijk vreemd, want storylistening zorgt ervoor dat begrip ontstaat voor de diepere betekenis van verhalen die rondgaan binnen organisaties. Het goed luisteren naar mensen heeft naast de verhalen en informatie die je krijgt ook nog een ander zeer positief effect. Wanneer naar je geluisterd wordt en wanneer je je gehoord voelt, zorgt dit namelijk voor een positief effect op je welbevinden. Uit onderzoek blijkt zelfs dat het fundamenteel is voor de kwaliteit van leven en gezondheid. Iedereen wil simpelweg worden gehoord.
Storylistening is niet hetzelfde als interviewen, maar echt je oor te luister leggen en de verhalen die in de organisatie leven werkelijk horen. Handzame acroniemen in dit verband zijn bijvoorbeeld:
1.. Gebruik LSD: Luisteren Samenvatten Doorvragen: Vat het verhaal kort samen en laat de ander reageren. Vraag door als iets onduidelijk is.
2. Laat OMA thuis: Oordelen Meningen Adviezen: Als iemand een verhaal vertelt, laat je eigen oordelen, ideeën en adviezen even voor wat ze zijn. Daardoor kun je met een open houding luisteren.
3. Neem ANNA mee: Altijd Navragen, Nooit Aannemen: Neem niet zomaar aan dat je begrijpt wat iemand bedoelt. Vraag bij twijfel altijd even na of het klopt.
Tot slot
Dus eerst luisteren en dan vertellen, dan weer luisteren, dan weer vertellen, enzovoort. Het kost tijd en energie, maar dat is het uiteindelijk dubbel en dwars waard.
Storytelling & storylistening zijn voorbeelden van technieken die in de cursus Projectmanagement in de Zorg en Projectmatig werken in de Zorg aan de orde komen. Projectmanagement in de zorg gaat volgens ons veel verder dan alleen ‘harde vaardigheden’, zoals het maken van planningen en ‘work breakdown structures’. Projectmanagement de Zorg is mensenwerk & maatwerk en het draait om motivatie & motiveren.
© 2020, Ingrid van Baak, Trudie van Luijnen-Ligtvoet & John van Rouwendaal