Bij Amsterdam UMC worden via het Programma Datagedreven Werken de vele projecten en initiatieven rondom data gestroomlijnd. Een in het oog springend project in dat kader is het project Regionaal MDO Portaal Vitaly. Wij voelden de projectmanager Jessica de Jonge (Samen Digitaal) en Menno Regeling ( Manager transmuraal bij EVA Servicecentrum) aan de tand over het projectmanagement van dat project.
De voornaamste doelen van het project Regionaal MDO Portaal Vitaly zijn tijdswinst en kwaliteitsverbetering van regionale MDO’s. Het is ongelofelijk waardevol om in Multi Disciplinaire Overleggen (MDO’s) de beste zorg voor patiënten te bespreken, maar het is momenteel nog enorm tijdrovend. Niet alleen de bespreking zelf maar ook de voorbereiding en de uitwerking van de overleggen kost veel tijd, omdat EPD’s data uitwisseling nog onvoldoende ondersteunen. Tevens zijn er kwalitatieve verbeteringen te behalen bij het regionale MDO. Door koppelingen tussen het EPD en het platform Vitaly kijk je altijd naar een compleet beeld van de patiënt. Daarnaast spreek je als netwerk af welke informatie je altijd van een patiënt nodig hebt om de patiënt te kunnen bespreken tijdens het overleg.
Data speelt in dit project op twee manieren een rol. Enerzijds gaat het in lijn met de Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz) en het Integraal Zorgakkoord over data uit EPDs aan elkaar beschikbaar stellen. Nota Bene: dat is iets anders dan data uitwisselen, want de data blijft in de bron EPDs. Anderzijds maakt de software, Vitaly, het mogelijk om metadata te generen, bijvoorbeeld cijfers over hoeveel patiënten zijn besproken en over soorten besluiten die zijn genomen.
Technisch lijkt het project goed realiseerbaar. De grootste uitdagingen rondom dit project zijn organisatorisch. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen actief is aangehaakt; zorgverleners, bestuurders en regioziekenhuizen? Het is belangrijk dat er draagvlak en urgentiebesef is. Op dat vlak zijn ondertussen al grote slagen gemaakt. Zorgverleners en bestuurders zijn in eerste instantie actief benaderd, maar sluiten nu uit zichzelf aan. Dat is bereikt met heel veel praten, goed luisteren en nog meer praten. Zorgverleners zien er nu de voordelen van in en vertellen dit ondertussen binnen en buiten de organisatie aan elkaar. Tegelijkertijd begrijpen bestuurders dat dit project in lijn is met hun strategische regionale samenwerkingsambities. Wat ook helpt is dat Zorgverzekeraars Nederland aan boord is en dat kostenbelemmeringen lijken te zijn weggenomen.
Naast initieel draagvlak en urgentiebesef zal de komende tijd een andere grote organisatorische uitdaging zijn dit project hoog op de agenda te houden bij de verschillende organisaties en betrokkenen. Prioriteit krijgen is goed en relatief eenvoudig. Prioriteit behouden is beter en geen sinecure; al helemaal niet in netwerken waar de komende jaren nog meer grote projecten elkaar om de resources zullen beconcurreren. Wat zal helpen is dat dit project zowel bij bestuurders en managers als bij zorgprofessionals nu al goed op het netvlies staat.
Organisatorisch wordt het tot slot nog een interessante uitdaging om iedereen op een goede manier met Vitaly te laten werken. Uiteindelijk is dit geen data of ICT project pur sang, maar gaat het over verandering en verbetering van de werkprocessen van zorgprofessionals. Hoopvol stemt dat iedereen hiervoor enthousiast lijkt omdat ze de waarde daarvan inzien én dat daar in deze fase van het project al over na wordt gedacht.
Wat tot nu toe het project verder heeft geholpen en de komende tijd ook zoden aan de dijk gaat zetten, is voortdurend de balans vinden tussen alle stakeholders nauwgezet betrekken en toch op tempo voortgang willen blijven boeken. Wij wensen Jessica en Menno daar alle succes bij.
Voor meer informatie over het project Regionaal MDO Portaal Vitaly mail gerust: Jessica (j.dejonge1@amsterdamumc.nl) of Menno (g.m.regeling@amsterdamumc.nl)
Voor mee informatie over projectmanagement: www.amsterdamumc.nl/projectmanagement