Tijdens de Tweede Wereldoorlog verscheen een boekje met de titel ‘Juist Nu’. Die tijd was natuurlijk doffe ellende. Velen werden beperkt in hun mogelijkheden, maar die waren er wel. De schrijvers van het boekje benadrukten die en deed uit de doeken wat men alvast in stelling kon brengen voor als de oorlog weer voorbij was. Het is misschien een oneerbiedige vergelijking en het is nu gelukkig geen oorlog, maar ergens lijkt het er wel op bij veel zorgorganisaties.
De organisatie piepte en kraakte al aan alle kanten. Toen moest er nog worden gefuseerd, verbouwd, gedigitaliseerd, enzovoort. Daarbovenop kwam de COVID-19 en die pandemie blijft maar doorgolven. De gevolgen zijn ronduit vernietigend. Van alles ligt nu stil. Allerlei dingen moeten straks worden ingehaald en opnieuw worden opgebouwd.
Daarom is juist nu het moment om je in projectmanagement te verdiepen. Laat ons even meedenken over waar je het beste kunt beginnen, want daarvan zijn wij bij de VUmc Academie.
Als leidinggevende, (team)manager of bestuurder dan is het geen moment te vroeg om je te verdiepen in projectportfoliomanagement. Je wilt namelijk juist nu heel bewust projecten starten, stoppen en on-hold zetten. Capaciteit is altijd al schaars, maar nu helemaal. Die wil je dan niet verloren laten gaan aan projecten die niet persé nodig zijn of prima later kunnen. Alleen aan de meest noodzakelijke projecten mag nu tijd en energie worden besteedt. De rest wordt simpelweg niet gestart, helemaal gestopt of tijdelijk on-hold gezet. Expliciet het projectenportfolio beheersen creëert ruimte voor het primaire proces en helpt focussen op die projecten die er nu echt toe doen.
Als je momenteel een project, dat absoluut door moet gaan, onder je hoede hebt, dan is het geen overbodige luxe om je te verdiepen in risicomanagement. De COVID-19 golven monden uit in allerlei verschillende risico’s die allemaal een eigen impact hebben op het behalen van projectdoelstellingen. Het managen van de maatregelen om risico’s te voorkomen of het effect daarvan te beperken kan beter structureel worden aangepakt, zodat je niet verzandt in als een kip zonder kop voortdurend brandjes blussen.
Het kan juist nu ook opportuun zijn om je (alvast) te verdiepen in hoe om te gaan met weerstand. De weerstand tegen projecten zal er zeker niet minder op worden. Een training op dat gebied zet wat eerst zoden aan de dijk, waar je dan zelf in de praktijk verder mee kunt.
Voor huidige en toekomstige projectmanagers kan het nu ook verstandig zijn om werk te maken van de basis van projectmanagement of projectmatig werken. Net als mediteren moet je namelijk structureren als je daar geen tijd voor hebt. Daarmee doelen we op het feit dat gestructureerd aan een project (leren) werken tijd, geld en energie oplevert, ook al kost het (leren) structureren ook wat. Die investering haal je er echter altijd uit. Als je weet dat je in de toekomst een of meerdere projecten gaat managen, dan kun je nu alvast een cursus volgen. Dan kom je straks extra goed beslagen ten ijs.
Als je de ruimte, tijd en energie hebt om al van betere tijden te dromen, dan raden we aan je te verdiepen in business cases. Voor kleinere projecten zijn die vaak gesneden koek. Voor grote projecten kan de zakelijke rechtvaardiging een flinke puzzel zijn, al helemaal in de zorg die natuurlijk niet zomaar of misschien zelfs helemaal geen business is. Oefen je daar nu al mee, dan krijg je straks sneller projecten goed van de grond.
Als je nu toch meer hands-on hulp nodig hebt met je projecten, weet ons dan paraat te vinden: projectmanagement@amsterdamumc.nl.