Het is waardevol om te leren van projecten. Het net van de geleerde lessen ophalen is echter een van de meest verwaarloosde onderdelen van projectmanagement. In het kader van de samensmelting van het VUmc en het AMC is hier gelukkig wel aandacht aan besteed. Op 10 mei behandelden we deze lessen aan de Project Management Tafel (PMT) van het Amsterdam UMC.
Tijdens en met name na een project of programma geleerde lessen inventariseren is eigenlijk heel logisch als je wat wilt leren. Het antwoord op de vraag ‘wat ging goed?’ helpt je namelijk om te leren wat je vaker moet doen. Stilstaan bij wat beter kon, geeft aanwijzingen voor wat je de volgende keer niet of minder moet doen. Dergelijke lessen zijn waardevol voor individuen, teams, afdelingen, organisaties, ketens, en in sommige gevallen, zelfs voor de maatschappij en het nageslacht. Voor een project- of programmamanager is het in ieder geval altijd interessant. Geleerde lessen komen niet alleen van pas bij een volgend project of programma, maar ze op een rijtje zetten geeft ook een soort van closure.
Geleerde lessen inventariseren is helaas wel een van minst gedane activiteiten van projectmanagement. Het hoort eigenlijk gewoon bij het werk. Elke cursus en ieder leerboek schrijft het ook voor. Toch gebeurt het in de praktijk bar weinig. Redenen daarvoor zijn er te over: het kost tijd, een nieuw project starten is leuker, het is soms confronterend of zelfs pijnlijk enzovoort. Het is ergens vaak ook ondankbaar werk, want meestal willen maar weinig mensen de lessen horen. Laat staan dat naar aanleiding van de geleerde lessen mensen (lees: managers) zich opwerpen als actiehouders om ook echt structureel te veranderen of te verbeteren.
In het kader van de fusieprojecten van het VUmc en het AMC wordt terecht wel gedegen aandacht besteed aan geleerde lessen. Elles van Balen – Blanken van het Lateralisatieteam deelde met de projectmanagers, die waren aangeschoven bij de PMT, de lessen die leidinggevenden bij het Amsterdam UMC op het hart worden gedrukt. Les 1 is ‘Lateraliseren is complex’ dus ‘maak het overzichtelijk’ door af te bakenen, te faseren en opdrachten helder te formuleren. Van deze les gaat mijn hart als (zorg)projectmanagementprofessional harder kloppen, want eigenlijk is dit gewoon een pleidooi voor goed projectmanagement. Dat kan niet genoeg worden gezegd in de zorg. Een andere interessante les is dat je gebruik moet maken van de ervaringen van je peers. Met andere woorden: leer van de reeds geleerde lessen van anderen. Opmerkelijk is ook de les dat je medewerkers niet alleen moet informeren maar echt moet betrekken. HR verandermanager Dieta Kroes lichtte toe dat medewerkers simpelweg informeren over veranderingen vroeger de norm was, maar dat tegenwoordig en in de toekomst leidinggevenden daar niet meer mee weg komen. De vraag rijst dan natuurlijk wel hoe je praktisch precies mensen mee moet nemen. Een effectief antwoord blijkt zoveel mogelijk simulaties te organiseren en nieuwe processen gezamenlijk te doorlopen (v.b. door ze uit te tekenen op brown papers). Daarmee wordt de toekomstige situatie nagebootst en loop je vanzelf tegen de echte knelpunten aan.
Er is al veel geleerd, er wordt nog steeds veel geleerd en (ver) na afloop van de fusie is vast nog veel meer te leren. Daar komen we nog een keer op terug, want daar wordt iedereen wijzer van en uiteindelijk komt dit de zorg ten goede.
© 2023, John van Rouwendaal