In de set projecttemplates van het Amsterdam UMC zit geen business case template. Maar de business case maakt wel degelijk onderdeel uit van onze methodiek. We hebben er alleen geen aparte template voor. De business case is ons inziens namelijk niets meer en niets minder dan de rechtvaardiging van een project. Het verhaal dat je vertelt om je project te rechtvaardigen staat bij ons echter al in het projectvoorstel en wordt vervolgens nader uitgewerkt in het plan van aanpak. Dus waarom een aparte business case maken als die al integraal onderdeel is van het verhaal?
Degenen die om een business case vragen hebben echter vaak eigenlijk een andere vraag. Ze willen niet zomaar de rechtvaardiging van een project, maar zij willen meer inzicht in de kosten en baten en vaak ook meerdere scenario’s op dat gebied vergelijken. Inzicht in de kosten en baten zit maar heel beperkt in ons projectvoorstelformat. Vaak is dat al genoeg. Bij ons template voor het plan van aanpak zit een Excel waarmee verdergaand inzicht in de kosten en baten kan worden gegeven. Meestal is dat zeker meer dan genoeg. Als toch nog meer inzicht in de kosten en baten wenselijk is en eventueel verschillende scenario’s moeten worden vergeleken, dan is dezelfde methodiek bruikbaar. Maar laat vooral degene die vraagt om een business case een voorbeeld verschaffen van een business case die hij/zij in gedachten heeft en die al eerder (succesvol) het beoogde besluitvormingstraject heeft doorlopen. Alleen dan weet je exact welke informatie op welk detailniveau wordt gewenst en voorkom je nodeloos geneuzel.
Hoe dan ook, uiteindelijk kom je uit op de vraag naar de winst van een project. Het antwoord op die vraag kun je op verschillende, aanvullende manieren aanvliegen. Zo is winst als volgt te definiëren:
1. Direct inbare winsten: de winsten die meteen uit zijn te drukken in euro’s. Bijvoorbeeld d.m.v. besparingen in materiaal of medicatie. Van deze winsten kan met voldoende zekerheid gesteld worden dat ze te verzilveren zijn.
2. Indirect inbare winsten: de winsten die uit te drukken zijn in euro’s, maar niet direct beschikbaar zijn. Indirecte winsten zijn winsten die mogelijk kunnen voortvloeien uit het project, maar nog een aanvullende actie nodig hebben om verzilverd te kunnen worden. Bijvoorbeeld door het reduceren van ligdagen kan het management het personeelsbudget verlagen of kunnen medisch specialisten meer opnames realiseren.
3. Kwalitatieve winsten: meestal zijn dit de winsten voor de patiënt of medewerker. Bijvoorbeeld een winst door verhoging van de patiëntveiligheid en patiëntenservice of een verlaging van de werkdruk. Over het algemeen zijn deze winsten niet rechtstreeks te vertalen naar euro’s.
Het bepalen van de winst is ook over een andere as aan te vliegen. Zo is in het Amsterdam UMC, locatie VUmc de kwaliteitsbriljant ontwikkeld. Dit model maakt kwaliteitswinsten zichtbaar. De kwaliteitsbriljant is tevens een instrument dat professionals aanspreekt en stimuleert tot daadwerkelijke kwaliteitsverbeteringen. Het model onderscheidt zes dimensies waarop kwaliteitswinst valt te behalen in een medisch centrum:
1. proceswinst;
2. gezondheidswinst;
3. servicewinst;
4. organisatiewinst;
5. strategische winst;
6. financiële winst.
Elke dimensie is weer vanuit de optiek van één of meerdere actoren te bezien. De belangrijkste actoren voor een medisch centrum zijn:
1. de patiënt;
2. de medewerker;
3. de organisatie;
4. de maatschappij/zorgverzekeraar.
Lees hier meer over dit model: De Kwaliteitsbriljant. Succes met je projecten!