Zó maak je een project hanteerbaar en effectief (en ook nog leuk om te doen!)

Projecten zijn dagelijkse kost. Groot of klein, ze zijn nodig voor de verbetering van zorg, onderwijs en onderzoek. Dus de kans is groot dat je er ooit een gaat uitvoeren. Maar hoe dan? Dat leer je op een cursus projectmanagement.

John van Rouwendaal heeft samen met zijn vier collega's al vele honderden mensen de ins en outs van het projectmanagement laten ontdekken. Aan VUmc Academie geven zij de cursussen Projectmanagement en Projectmatig werken. 'Een project is eigenlijk alles van enige omvang wat buiten het reguliere werk valt', vertelt John, 'en of zo'n project nou groot is of klein, het komt eigenlijk nooit gelegen en het kost vaak veel extra tijd.'

De kar trekken
En iemand moet zo'n kar dan trekken: de projectmanager. John: 'Mensen die in de zorg werken zijn doeners. Dus willen ze ook meteen aan de slag, vaak zonder duidelijk en afgestemd plan.' Niet handig, vindt John, want daardoor ontstaan onderweg allerlei problemen.

Voor ex-deelnemer Paulien Homma (locatie AMC), kwam dat inzicht heel goed van pas. 'Ik werkte al jaren met een groep collega's aan een grootschalig onderzoek naar reanimaties, maar er kwamen steeds deelprojecten bij. Daardoor werd het project groter en groter. We deden het op ons gevoel, niet altijd goed doordacht en soms ook zonder duidelijke planning. Nu weet ik hoe je dat veel gestructureerder kunt aanpakken.'

Ook Carole Schinkel is de waarde gaan inzien van een doordachte aanpak. Ze deed de cursus toen ze in het Flevoziekenhuis werkte aan de herinrichting van de gynaecologische en verloskundige spoed. 'De probleemstelling en doelstelling duidelijk formuleren is essentieel. Én weten dat je opdrachtgever er ook achter staat! Dat klinkt als een open deur maar ik realiseerde me toen pas dat er allerlei belangen spelen. Je kunt pas concrete en doelgerichte stappen zetten als je overeenstemming hebt.'

Een mager zesje
De ad hoc-manier waarop veel projecten van start gaan, is volgens John van Rouwendaal een van de verklaringen voor de zeer matige kwaliteit van projectmanagement in de zorg. Medewerkers van zorginstellingen geven hun projecten gemiddeld een mager zesje, blijkt uit onderzoek. Een derde geeft zelfs niet meer dan een 5. Terwijl 90 procent van de ondervraagden inziet dat projecten steeds belangrijker worden om noodzakelijke veranderingen door voeren, is de veranderkracht toch gering. 'Goed voorbereiden betekent overigens niet noodzakelijk dat een klus daarmee nog tijdrovender wordt', legt Van Rouwendaal uit. 'Juist korte doelgerichte verbetercycli, die direct bruikbare resultaten opleveren, een aanpak die tegenwoordig bekend staat als agile, sluiten heel goed aan bij hoe er in de zorg wordt gewerkt.'

Eyeopener
Een omvangrijke klus kun je in onderdelen afbakenen. Dat was voor Miriam van Strien een van de eyeopeners van de cursus. Zij volgde hem met een collega van de afdeling strategie en beleid van onderwijs van de faculteit geneeskunde, met wie ze werkt aan het opzetten vaneen graduate school voor promovendi binnen VUmc. Uiteindelijk moet die één geheel gaan vormen met de al bestaande graduate school van AMC.

'Het project waar we aan werkten bleek veel complexer te zijn dan ik me vooraf realiseerde. Op deze manier kon ik het hanteerbaar maken.' Ook ontdekte ze door de cursus welke rollen en taken het beste bij haar pasten en hoe belangrijk het is om een team samen te stellen met mensen die uiteenlopende kennis en ervaring kunnen inbrengen. 'Je hoeft als projectmanager niet alles zelf te kunnen.'

Het gaat altijd anders
Wat de cursisten ook meekrijgen is het inzicht dat de weg naar het eindresultaat soms anders kan lopen dan je aanvankelijk dacht. 'Dat is meer regel dan uitzondering', zegt Van Rouwendaal, 'maar als je weet dat dat erbij hoort kun je daar flexibel op inspelen.' De deelnemers werken tijdens de cursus aan hun eigen project; het is voorwaarde voor deelname. 'Ideaal om wat je leert direct te kunnen toepassen in de praktijk', zegt Paulien Homma daarover. Zo heeft Miriam van Strien haar project steeds verder kunnen uitwerken: 'van projectvoorstel tot business case.' Carole Schinkel: 'Je hebt ook veel aan wat je van elkaar leert, doordat er zoveel variatie zit in de projecten van deelnemers.'

Nieuwe cursussen en informatie
De cursussen staan open voor medewerkers van binnen en buiten Amsterdam UMC. In januari 2020 start weer een nieuwe ronde. Er zijn nog enkele plekken beschikbaar. Kijk voor meer informatie en aanmelding op de site van VUmc Academie. VUmc Academie verzorgt ook maatwerk modules op onderdelen en advies, begeleiding en coaching bij projecten. Kijk voor meer informatie hierover op de site van het domein Projectmanagement van VUmc Academie.