Online events – een nieuwe dimensie
Online en hybride bijeenkomsten; het was al een trend, maar door de coviduitbraak heeft het een enorme vlucht genomen. Ook bij het Events Center van VUmc Academie moest in sneltreinvaart geschakeld worden. Eventmanagers Elin Davies en Ingrid van de Vegte: “Het vak is nog steeds hetzelfde, maar met een nieuwe dimensie.”
Koffiepauze
Zo bedenken ze onder andere steeds nieuwe en creatieve oplossingen om online events te verlevendigen, momenten van rust te creëren of deelnemers bij de les te houden. Ingrid: “Je kunt niet verwachten dat mensen uren achter een computerscherm zitten. Dus zorgen we bijvoorbeeld voor een koffiepauze.” Elin: “Dan sturen we deelnemers vooraf een pakketje toe met een beker, koffie en thee, iets te eten en iets leuks. Zodat je toch die connectie maakt met elkaar.”
Accreditatie
Ook voor ‘problemen’ als accreditatie vinden ze oplossingen. Want hoe meet je aanwezigheid bij een online meeting? “Daarvoor moet je nieuwe formats bedenken”, zegt Ingrid. “Zo werken we nu met polls en Q&A’s en in- en uitloggen, bijvoorbeeld.”
Zorgen
Sommige opdrachtgevers zijn nog wel wat huiverig merkt Elin. “Bereiken we de deelnemers wel? Melden ze zich wel aan? Vooral bij betaalde events zijn dit zorgen. Maar als je artikelen hierover leest, dan stemt dat positief. Neem festival Tomorrowland, dat normaal 20.000 bezoekers ontvangt, die hebben dit jaar twaalf miljoen (!) tickets verkocht voor de online variant. Natuurlijk, wij organiseren geen feestjes, maar wetenschappelijke bijeenkomsten. Dus ik snap dat het ook voor de commissies en sprekers omschakelen is. Maar wij zijn er om hen daarin te begeleiden.”
‘Het geeft het vak een geheel nieuwe dimensie’
Weg scepsis
Toch zijn online bijeenkomsten steeds normaler, beamen Elin en Ingrid: “Iedereen heeft het Zoomen, Teamen en Blue Jeansen inmiddels wel omarmd”. Ook de scepsis verdwijnt. Ingrid: “Uit een evaluatie na een van de eerste online bijeenkomsten in april, bleken de deelnemers blij verrast. Het was onder andere veel interactiever dan verwacht.” Desalniettemin denken beiden dat digitale events nooit de fysieke zullen vervangen. Zeker niet wat betreft het netwerkaspect. Ingrid: “Er zijn wel mogelijkheden om te netwerken, zoals chatten in een online lobby, maar je mist de toevalligheden en spontaniteit.” Voor de toekomst verwacht Elin vooral hybride vormen: “Vanwege duurzaamheid - je laat die dure spreker uit Australië niet meer overvliegen, maar ook als extra service. Een fysiek event biedt je straks standaard ook digitaal aan.”
Qui vive
“Voorlopig zijn alle events waarschijnlijk online, ook de reeds geplande fysieke, aangezien het aantal besmettingen weer is toegenomen. De maatregelen voor bijeenkomsten zullen steeds worden aangepast. Dat betekent dat we voortdurend moeten schakelen en events in overleg met de opdrachtgever moeten herzien”. Elin: “Voor nieuwe events maken we nu dan ook steevast een plan B én C. Ingrid: “We zijn constant op onze qui vive. Maar daar zijn we goed in!”
‘Een heel fijne sparringpartner’
Toen afgelopen voorjaar bleek dat het jaarlijkse symposium van het NFU-consortium Kwaliteit van Zorg in juni fysiek geen doorgang kon vinden en ze op zoek moesten naar een online alternatief, benaderde Loes Schouten van de Nederlandse Federatie van UMC’s (NFU) het Events Center van VUmc Academie voor ondersteuning.
“In eerste instantie dachten we ‘ach, het zal wel loslopen’, maar de coronamaatregelen bleven van kracht. Een online of hybride bijeenkomst zou uitkomst bieden, maar daar hadden we zelf weinig ervaring mee.” En hoewel ook het Events Center aangaf zelf nog zoekende te zijn op online gebied, besloot het NFU-consortium Kwaliteit van Zorg met hen samen te werken om het sprekersdeel vorm te geven. Tot volle tevredenheid.
“Het was een heel fijne sparringpartner. Ze hebben ons erg goed geholpen. Dachten heel open mee over de opties, benaderden externe partijen voor de realisatie, vroegen offertes aan en namen het accreditatiedeel op zich.” Het resultaat was een talkshow-achtige setting in een studio waarbij de vijftien geplande sprekers, in kleine groepjes aanschoven bij een presentator. “Dat was erg leuk. De gesprekken werden live gestreamd, waardoor deelnemers vanuit huis konden meekijken en onder andere via chat vragen konden stellen. En het mooie is dat we op deze manier een veel groter publiek konden bereiken.” Uit de evaluatie bleek dat ook de deelnemers gecharmeerd waren. “Ze vonden het zeer professioneel en verrassend. Het was spannend, maar we zijn uiteindelijk heel tevreden. En het heeft ook anderen geïnspireerd. Zowel intern bij NFU als bij andere UMC’s, zo heb ik vernomen.”
Lees alles over nieuwe manieren van onderwijs en leren in een veranderde wereld in het nieuwe VUmc Academie magazine "Uit je comfortzone"