Leer projectmatig denken en handelen

De hoeveelheid, de complexiteit en de impact van veranderingen, vernieuwingen en verbeteringen nemen hand over hand toe. Een project opstarten en planmatig uitvoeren vereist bovendien professionele kennis, kunde en gedrag. Gino Pappot, Geert Schenk en Kimberley van den Heuvel volgden respectievelijk de cursus Omgaan met weerstand, de cursus Projectmanagement en de cursus Spin in ’t web en zien situaties nu van een heel andere kant.

Kimberley van den Heuvel, senior verpleegkundige Verloskunde bij Amsterdam UMC

“Ik kreeg tools om mijn functie echt stevig neer te zetten”

Persoonlijk en praktisch
Kimberley van den Heuvel, sinds 2014 senior verpleegkundige Verloskunde bij Amsterdam UMC, had al eens eerder de training Als collega de baas spelen gevolgd. Toen ze van locatie VUmc verhuisde naar locatie AMC en met een nieuw team, met andere persoonlijkheden en een andere bedrijfscultuur aan de slag ging, leek het haar geen overbodige luxe om opnieuw eenzelfde soort cursus te volgen. Het werd de gecombineerde training Spin in het web en Projectmanagement, waarin zowel aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling en coaching als voor de praktische kant van projectmanagement.

“Een gedeelte van de cursus was een herhaling, maar heel goed om weer eens op te frissen. Sommige dingen blijven namelijk een aandachtspunt”, lacht ze. Kimberley’s makke is bijvoorbeeld dat ze zich voor alles verantwoordelijk voelt en iedereen tevreden wil houden. Dat is best lastig als je, zoals ze zelf zegt, gesandwicht zit tussen enerzijds de leidinggevende en het hogere management en anderzijds de collega’s op de vloer. “Zeker als je het bijvoorbeeld niet eens bent met beslissingen van hogerhand en je toch je team moet motiveren.”

Tijdens de training breng je onder andere dit soort valkuilen in kaart, maar leer je ook omgaan met weerstand, met verschillende persoonlijkheden, collega’s die niets van je willen aannemen of mensen die niet openstaan voor verandering. Een must volgens Kimberley: “Ik raad deze training elke seniorverpleegkundige of teamleider aan.”

Dat er in groepsverband geleerd wordt, ziet Kimberley als een absolute meerwaarde. “Je kunt tips met elkaar uitwisselen, leert mensen kennen en het is fijn om te merken dat iedereen, ook degene die heel zelfverzekerd overkomt, dezelfde soort problemen of moeilijkheden ervaart als jij. Omdat je met een klein groepje werkt, voelt het veilig om met elkaar te delen.”

Persoonlijk heeft de cursus haar veel gebracht. Waaronder een betere balans in werkzaamheden en tussen werk en privé. “Een van de lessen gaf mij echt het inzicht: ‘Iedereen is nu tevreden, behalve ik. Misschien moet ik hier iets mee’. Ik kreeg goede handvatten mee en ondersteuning bij hoe ik hierover het gesprek kon aangaan met mijn leidinggevende. En ook later in een vervolgafspraak met de trainer heb ik hierover kunnen sparren. Ik heb geleerd mijn grenzen aan te geven en heb tools meegekregen om mijn functie echt stevig neer te zetten.”

Geert Schenk, assistent professor Anatomy & Neurosciences bij Amsterdam UMC

“Eyeopener? Dat je ook kunt stoppen met een project”

Van idee naar project
Het team Educatie & Innovatie team van de afdeling Anatomy & Neurosciences bij Amsterdam UMC loopt vaak over van creatieve ideeën over onderwijsinnovaties en nieuwe aanpakken. Maar in de praktijk kwam er volgens Geert Schenk, assistent professor Anatomy & Neurosciences bij Amsterdam UMC, vaak weinig van terecht. Een op verzoek van het team samengestelde training Projectmanagement en Portfoliomanagement, bood soelaas.

“Tijdens onze meetings bruist het altijd van de energie”, vertelt Geert, een van de negen teamleden en een van de vijf die deelnamen aan de cursus. “Maar als we dan na verloop van tijd weer samenkwamen, was er vaak vrij weinig met al die ideeën gebeurd. We hadden dus enorm behoefte aan handvatten om een en ander beter te structureren en projectmatiger te werken. En om duidelijker beslissingen te kunnen nemen over wat we wel of niet uitvoeren en hoe.”

Volgens Geert heeft het team enorm profijt gehad van de cursus. Vooral de kleine, op het eerste oog simpele dingen maken een wereld van verschil, zegt hij. “Zoals het bijhouden van een projectlijst, waar we elke keer als we samenkomen even een blik op werpen: wat is de status? Waar loop je tegen aan? Wie is de probleemeigenaar en de opdrachtgever? Kunnen we dit project afvinken of loopt het niet en moeten we het even parkeren of stopzetten?” Dat dat laatste überhaupt een optie is, was voor Geert echt een eyeopener. “Als onderzoekers denken we vaak: als je iets niet afmaakt, dan heb je gefaald. Terwijl stoppen ook een strategische beslissing kan zijn. Er ontstaat ruimte voor projecten die misschien meer kans van slagen hebben. En je voorkomt dat je allerlei halve projectjes met je meesleept die voor onrust kunnen zorgen. Dat bevalt dus wel.”

Een ander belangrijk leerpunt was ervoor zorgen dat je als groep met de neus dezelfde kant op staat. Door door te vragen. Geert: “Ook dat lijkt zo basic. Maar gebeurt niet. Vaak ga je er teveel van uit dat je er allemaal hetzelfde over denkt of het over hetzelfde hebt. Of vul je in voor een ander. Maar on the same page zijn is juist zo belangrijk. Dan heb je draagvlak en voorkom je dat er een maand later nog niets gebeurd is.”

Wat de cursus echt tot een succes maakte kwam vooral doordat de stof volledig was toegespitst op de dagelijkse praktijk van het team. Geert: “Plus dat we het echt enorm getroffen hadden met onze opleider. Het voelde echt als op maat gemaakt.”

Gino Pappot, teamleider OK Logistiek bij Amsterdam UMC

"Je moet de dialoog aangaan. Gewoon in de wandelgangen”

Weerstand ontvangen
Als teamleider van een zeer divers team krijgt Gino Pappot, teamleider OK Logistiek bij Amsterdam UMC, te maken met verschillende soorten weerstand. Vooral omdat hij nog beginnend leidinggevende is – hoewel inmiddels ook alweer 2,5 jaar - leek het hem niet onverstandig om een training Omgaan met weerstand te volgen.

Toen Gino zelf logistiek medewerker was merkte hij al dat veranderingen in werkwijze vaak met veel weerstand werden ontvangen, vertelt hij. “Wordt er besloten dat we vanaf morgen linksaf gaan, terwijl we altijd rechtsaf gingen, dan vinden collega’s dit in eerste instantie vaak geen goed idee. Dus toen ik teamleider werd en van locatie AMC naar locatie VUmc ging, leek het me niet overbodig om hier een cursus in te volgen.”

De groep waarmee hij werkt is heel divers. En als teamleider krijgt hij te maken met verschillende soorten weerstand. Als voorbeeld geeft hij een verandering in de bevoorrading van de kleedkamers. “Voorheen vulden de mannen de mannenkleedkamer aan en de vrouwen de vrouwenkleedkamer. Heel inefficiënt. Toen dat zou veranderen wist ik dat daar veel weerstand op zou komen.” Maar door de training snapte hij: het als voldongen feit presenteren, dat werkt niet. “Ik heb het dus vooral met veel rust uitgelegd. We gaan het eerst proberen en degene die er moeite mee heeft, kan met mij in gesprek.” Dat laatste is sowieso belangrijk leerde hij. “Je moet de dialoog aangaan. ‘Hoe zou jij het vinden als …?’ Gewoon in de wandelgangen. Een op een. Er is veel minder weerstand als je van te voren iets bespreekt.” Een ander belangrijk leerpunt, vertelt hij, is reacties niet persoonlijk te nemen, maar in de rol van zijn functie. “En dat je moet luisteren. Waarom biedt iemand weerstand? In plaats van er direct tegen in te gaan. Ik merk dat ik er nu veel relaxter mee om kan gaan. Dat ik de rust kan nemen om de weerstand te ontvangen. En kan denken: het heeft gewoon even tijd nodig.”

Dat de training kort was, met een klein groepje en met veel interactie tussen de deelnemers en de twee trainers, sprak Gino aan. “Eigenlijk heb ik het gehele concept als heel positief ervaren.”

Op dit moment volgt hij de cursus Projectmanagement en ook op het gebied van leiderschap zou hij zich graag verder ontwikkelen.

Lees het artikel en meer ervaringen van cursisten en docenten  van Amsterdam UMC in het nieuwe VUmc Academie magazine “10 met een griffel - Cursisten aan het woord”