Goed projectmanagement is een must

Het cursusaanbod van het domein Projectmanagement bij VUmc Academie is vernieuwd. De trainingen zijn inhoudelijk aangescherpt, templates zijn werkbaarder en het online aanbod is, door de coviduitbraak in sneltreinvaart, naar een hoger plan getild. En dat komt goed uit, want niet alleen wordt er steeds méér gewerkt in projecten, ook de complexiteit, het aantal betrokkenen en de impact van projecten nemen toe. Goed projectmanagement is dus een must. We spraken erover met John van Rouwendaal en Trudie van Luijnen-Ligtvoet, opleiders in Projectmanagement.

“Die toename van projecten zien we echt niet alleen op grote schaal”, zegt Trudie. “Ook op de afdelingen komen er steeds meer bij, voortvloeiend uit bijvoorbeeld organisatiebrede veranderingen.” “En wat dacht je dat de fusie en projecten in het kader van EPIC met zich meebrengen”, vult John aan. “Dat moet je niet onderschatten.”

Nog complexer door covid

“Bovendien”, vervolgt John, “het is een open deur, maar covid heeft alles nog complexer gemaakt. Er was bijvoorbeeld al een personeelstekort en covid maakt dat probleem alleen maar groter. Je moet dus nog beter prioriteren en, doordat er minder geld en mensen beschikbaar zijn, moet een project ook in een keer slagen. Dat vraagt om goede ‘harde’ projectmanagementvaardigheden, en om keiharde ‘zachte’ vaardigheden als persoonlijk leiderschap en communicatieve vaardigheden.”

Nieuw fundament
VUmc Academie biedt trainingen om deze vaardigheden eigen te maken of te verbeteren. De cursus Projectmanagement is bedoeld voor projectmanagers van grote, organisatiebrede projecten, de cursus Projectmatig werken voor medewerkers die bijvoorbeeld tijdelijk de rol van projectmanager vervullen. Onlangs werd het gehele cursusaanbod herzien. John: “Eigenlijk is het gehele fundament veranderd. Voorheen gingen we uit van een vooral ‘technische’ methodiek, nu is de basis een methode bestaande uit een set van competenties in drie pijlers: Mensen, Projectprocessen en Context.” “Deze nieuwe methode is, zij het iets anders toegepast, ook geschikter voor kleinere projecten”, vult Trudie aan. “De nieuwe templates zijn ook veel praktischer: kort maar krachtige powerpoints in begrijpelijke taal, die bijvoorbeeld ook inzetbaar zijn voor de organisatie van een personeelsuitje.”

Borging en risicomanagement
De trainingen zijn ook inhoudelijk aangescherpt. Zo komt borging nu expliciet aan bod als noodzakelijk onderdeel van een project. Er is ook meer aandacht voor risicomanagement. John: “Dat is vaak een verwaarloosd onderdeel; het is ook gewoon niet leuk om te bedenken wat er allemaal mis kan gaan. Maar neem de coviduitbraak, met goed risicomanagement waren er wellicht wel al maatregelen geformuleerd voor de risico’s die door een gebeurtenis als deze konden worden veroorzaakt.”

Zoomsessies en breakout-rooms
Speaking of covid; door de lockdown werden John en Trudie sneller dan gedacht gedwongen na te denken over online trainingen. Alle lopende cursussen gingen over in Zoomsessies, maar die waren nog niet gelijk helemaal op het medium afgestemd. Inmiddels zijn de online trainingen net zo goed, of misschien zelfs beter dan de live bijeenkomsten. “Ze zijn in ieder geval efficiënter”, aldus Trudie. “Eer je soms na de koetjes en kalfjes en koffie halen überhaupt begonnen bent met een fysieke vergadering …” Tijdens de online sessies wordt gebruik gemaakt van activerende werkvormen, zijn er regelmatig pauzes en werken de trainers met brakeout-rooms, waardoor deelnemers willekeurig in tweetallen of groepjes met elkaar moeten samenwerken. Trudie: “Dat werkt heel verassend en levert vaak onverwacht interessante gesprekken op.”

Offline versus online

Of online nu echt beter is dan offline, daar zijn ze het nog niet over eens. Fysiek bij elkaar komen heeft ook zeker zijn voordelen. Vooral wat het netwerkaspect aangaat. Een hybride vorm waarbij de eerste en de laatste bijeenkomst wel fysiek zijn, is volgens John een goede optie. Voorlopig zijn de trainingen allemaal online. “Dat is ook een mooie oefening voor de praktijk, waarin het daadwerkelijk managen van een project ook grotendeels online zal zijn”, besluit John.

Lees alles over nieuwe manieren van onderwijs en leren in een veranderde wereld in het nieuwe VUmc Academie magazine "Uit je comfortzone"