Leer strategische keuzes maken door te gamen

Hoe maak je als leidinggevende, onder concurrentiedruk, financiële druk en verantwoordingsdruk, de beste strategische keuze? Deelnemers van de leergang Financieel Management en Bedrijfsvoering bij Amsterdam UMC Academie leren het onder andere middels een managementgame. Wat moeten we ons daarbij voorstellen? En wat is het nut van een game? We vroegen het strategisch adviseur bij Amsterdam UMC en ontwikkelaar van de game, Franck Asselman.

Tijdens de slotmodule van de leergang Financieel Management en Bedrijfsvoering neemt Franck met zijn managementgame de deelnemers mee in de wereld van een fictieve medische afdeling. De game wordt gespeeld in groepen van vier. Iedere groep speelt een managementteam, bestaande uit een afdelingshoofd, een hoofd verpleegkunde, een directeur bedrijfsvoering en een coördinator opleiding & onderzoek. In vier rondes doorloopt ieder team dezelfde stappen als in de praktijk tijdens de Planning & Control-cyclus: van het maken van inhoudelijke keuzes, naar implementatie binnen de financiële en capaciteitskaders, tot aan monitoring. Per ronde krijgen ze steeds meer informatie. Zoals de beschikbare financiën en capaciteit, en benchmarkinformatie.

“De uitdaging is om gezamenlijk slimme oplossingen te bedenken om met beperkingen toch plannen mogelijk te maken”

Waardevolle inzichten
Ook krijgen de deelnemers ‘persoonlijke’ informatie mee. Denk aan de belangen die ze moeten behartigen. Daarnaast hebben ze te maken met verschillende tegenstrijdigheden en onzekerheden. Franck: “Dat gaat om dilemma’s en belangen die ook in de praktijk spelen. Zoals een afdelingshoofd die wil inzetten op bepaalde zorg, waardoor er misschien minder ruimte is voor opleiden en onderzoek. De uitdaging is dus om gezamenlijk slimme oplossingen te bedenken om met al deze beperkingen, toch plannen mogelijk te maken.” Na iedere ronde presenteert elk team de gemaakte keuzes en wordt hierop gezamenlijk gereflecteerd. “Door de expertise of ervaringen van de deelnemers komt ieder team met andere oplossingen. De discussie hierover levert heel waardevolle inzichten op die deelnemers vervolgens ook in hun eigen praktijk, binnen hun divisie, kunnen inzetten.”

Snelkookpan
Het uitgangspunt van de managementgame is: leren door te ervaren. Volgens Franck een zeer effectieve manier. Alles komt volgens hem samen in een game. Zowel theoretische en inhoudelijke aspecten, als communicatievaardigheden en andere eigenschappen die van belang zijn voor leidinggevenden. Franck: “Hoe vlieg je een vraagstuk aan als groep? Welke rol neem je in tijdens het proces? Hoe stel je je op? Hoe breng je jouw belangen in? Op welke toon doe je dat? Ben je afwachtend of neem je de leiding? Ook daar geef ik feedback op.” Bovendien wordt niet alleen het perspectief van het ziekenhuis meegenomen in de game, maar ook het perspectief van buiten. Zoals de belangen en eisen van verzekeraars. “Het is echt een snelkookpan waarin heel veel verschillende elementen samenkomen.”

Bewustwording
Wat Franck met de game vooral beoogt is dat deelnemers situaties op een andere manier benaderen. “Ik geef ze eigenlijk een soort bril mee om naar vraagstukken in hun eigen praktijk te kijken”, zegt hij. “Door deelnemers juist een rol te laten spelen die ze niet in de dagelijkse praktijk vervullen, ontstaat bijvoorbeeld bewustwording en begrip voor andere functies en belangen. Met welke hou je rekening? Hoe hou je iedereen tevreden?” Daarnaast hoopt Franck dat deelnemers nadenken over de invloed van financiële data. “In hoeverre laat je de financiën een rol spelen bij het maken van keuzes?” Hij wil dat ze beseffen dat bij iedere rol de verantwoordelijkheid hoort om de zorg betaalbaar, toegankelijk en goed te houden. Franck: “Dat geldt namelijk niet alleen voor het divisiehoofd of de raad van bestuur. Ook een hoofd verpleegkunde of een coördinator opleiden en onderzoek heeft hier invloed op. Door onder andere deze game te spelen leren ze hoe ze hierover het gesprek kunnen aangaan en wat ze hierbij nodig hebben. En welke aanknopingspunten en mogelijkheden er zijn om bepaalde keuzes te maken.”

Dit jaar is het de derde keer dat de game gespeeld wordt tijdens de leergang. De reacties zijn tot nu toe zeer positief volgens Franck. “Deelnemers geven aan dat dit de kwesties zijn waar ze mee worstelen en waar ze in de praktijk echt mee uit de voeten kunnen.”