Geen keurslijf, maar praktische handvatten voor grote en kleine projecten

Hoe groot of hoe klein je project ook is, een projectmatige aanpak kan nooit kwaad. Dat klinkt zwaarder dan het is, zegt Anne van der Weerdt, deelnemer aan de cursus Projectmanagement in de zorg. “Eigenlijk gaat het erom dat wanneer je iets nieuws gaat doen, je dat gestructureerd doet.” Het mooie van de aanpak die je in deze cursus leert vindt zij: “Het is geen keurslijf, maar een leidraad. En toepasbaar zoals je zelf wilt. Dat maakt het bij uitstek geschikt voor de zorg.”

Anne werkte tot voor kort als projectmanager bij revalidatiecentrum Heliomare. Een van haar opdrachten daar was ervoor te zorgen dat de projectmanagers binnen de organisatie meer uniform projectmatig gaan werken. Samen met trainer John van Rouwendaal bij Amsterdam UMC zetten ze hiervoor een incompany training op. Maar eerst ging ze zelf op cursus.

Flexibel in toepasbaarheid

“Ik heb de training ongeveer negen maanden geleden gevolgd. Daarna heb ik hem regelmatig als toehoorder en collega van John nog een aantal keer bijgewoond.” Opvallend vindt ze vooral de praktische toepasbaarheid van de methode die in de training wordt aangereikt. Met name de flexibiliteit daarin. “Anders dan bij populaire managementstromingen als PRINCE2 en Agile, kun je de methode die voor deze training is ontwikkeld naar behoefte aanpassen."

"De methode is heel geschikt voor mensen in de zorg, met veel belanghebbenden met drukke schema's"

Perfecte methode voor de zorg
De methode is volgens haar heel geschikt voor mensen in de zorg. Anne: “De zorg is heel complex met heel veel belanghebbenden en stakeholders, zoals artsen, verpleegkundigen, patiënten en beleidsmakers. Om die allemaal te betrekken kan een enorme uitdaging zijn vanwege drukke schema's. Dan heb je minder aan een uitgebreide methode als PRINCE2, waarbij je heel veel moet documenteren en schrijven. Dat is veel te tijdrovend, ook voor degenen die het moeten lezen, zoals artsen. Ook een stroming als Agile, waarbij je kort cyclisch in sprints van een paar weken toewerkt naar met elkaar afgesproken doelen, is voor de zorg minder handig. De methode die de opleiders Projectmanagement van Amsterdam UMC hanteren is eigenlijk een combinatie van onder andere deze twee stromingen. Eigenlijk ‘the best of both worlds’”, verklaart Anne. “Je leert hoe je op een zo snel mogelijke manier toch volledig kunt documenteren, met praktische en beknopte teksten voor artsen en andere stakeholders.”

Eye-opener: zint eer ge begint
Ook de training zelf is praktisch, to the point en helder. “Vooral door de aangereikte templates voor bijvoorbeeld een projectvoorstel, projectplan, voortgangsrapport en borgingsplan. Lege templates die je voor je eigen project kunt invullen. Maar ook omdat de training heel interactief is en er meerdere momenten zijn om te oefenen. Alles waar je tegenaan loopt kun je direct tackelen.”

Een onverwachte eye-opener voor Anne, “want het klinkt zo logisch”, was de aandacht voor de voorbereiding van een project. Het wel bekende ‘zint eer ge begint’. Anne: “Door concreet je doelen en projectresultaten vast te stellen, te bepalen welke mensen je moet betrekken of bijvoorbeeld al met verschillende afdelingen te sparren, zoals met finance and control over de mogelijke kosten en baten, krijg je een veel reëler beeld van de inhoud en de vorm én over de kans van slagen van een project. Door mensen dan al te betrekken, krijg je ze beter mee kun je ook veel makkelijker en sneller van start. Dat zie ik nu veel meer in.”

Domino-effect
“Ik denk dat echt iedereen iets heeft aan deze training”, besluit Anne. “Dat klinkt misschien heel breed, maar het is toepasbaar voor veel situaties. Juist omdat je het op maat kan maken voor je eigen project. Hoe groot of klein dat ook is.” Ook binnen Heliomare lijken ze die mening te delen. In eerste instantie kregen alleen managers een training in projectmanagement en portfoliomanagement. Anne: “Maar daarna ontstond eigenlijk een soort domino-effect. Dat begon met een handjevol mensen die met projecten werken, maar al gauw raakten ook anderen enthousiast. Inmiddels hebben mensen uit allerlei functies de training gevolgd. Uit alle lagen van de organisatie. Waaronder artsen en secretariaatsmedewerkers.”