In het kader van projecten kun je spreken van twee soorten communicatie: ter informatie en ter overtuiging. Enerzijds moeten diverse partijen over een project worden geïnformeerd, bijvoorbeeld omdat zij daarvoor vanuit hun functie (deels) verantwoordelijk voor zijn. Anderzijds is het daarnaast bij veel projecten van belang om op meerdere plekken in de organisatie zaken als begrip voor het project te ontwikkelen, vertrouwen in de uitkomsten van het project te kweken of mensen bewegen te participeren in het project.
Door op het juiste moment, op passende wijze, tussen alle betrokkenen heldere communicatie tot stand te brengen, wordt de kans op een geslaagd project vergroot. Goede beeldvorming kent grote waarde tijdens een project én het draagt bij aan de uiteindelijke acceptatie van de projectresultaten.
Het devies bij communiceren is vooral ‘Doen!’. Projectmanagement bestaat misschien wel voor 80% uit communiceren. Om dat niet als een kip zonder kop aan te pakken is het handig om bij de start van een project (en regelmatig tijdens) gewoon even na denken over de communicatie. Wellicht is het zelfs handig om die gedachten kort, krachtig en kernachtig vast te leggen in een communicatieplannetje. Voor de meeste projecten behelst dat echt niet meer dan een tabje in een Excel of enkele sheets.
De basis voor een communicatieplan is de analyse van wie op enigerlei wijzen betrokken zijn bij het project of daar een belang (‘stake’) bij hebben. Afhankelijk van de mate waarin die mensen, teams, gremia, etc. betrokken zijn bij het project, hun huidige houding ten opzichte van het project en de omvang van hun belangen, moet met hen worden gecommuniceerd enkel om hun te informeren of verdergaand. Omschrijf van de betrokken partijen eventueel ook ‘tone of voice’ (gesloten/open, kritisch/positief, zakelijk/gezellig). Analyseer ook de mogelijkheden en middelen om te communiceren. Sluit aan bij de bestaande middelen en ontwikkel dus niet persé een eigen projectnieuwsflits. Stel je voor dat elk project dat deed. Zoek in ieder geval bij grotere projecten uit of er richtlijnen zijn voor de communicatie (v.b. huisstijl en voorkeur leveranciers / uitvoerders) en vraag daarbij eventueel hulp van de afdeling communicatie.
Communicatiedoelstellingen bepalen wat er uiteindelijk moet worden gecommuniceerd. Elke doelgroep heeft eigen vragen en belangen en moet specifieke zaken weten, kunnen en doen in een project. Dat maakt het relevant om per doelgroep te komen tot separate communicatiedoelstellingen. Definieer daarvoor eerst wie binnen de belangrijkste doelgroepen welke rol speelt: spitsafbijters, trendsetters, vlotte middenmoot, trage middenmoot, hekkensluiters. Richt je vooral op de groep mensen die graag willen veranderen of die open staan voor een dialoog. Verspil je tijd daarvoor niet aan de kleine groep die echt niet wil. Inventariseer vervolgens hoe doelgroepen bij aanvang van het project tegen de verandering aankijken en wat hun beeld van communicatie is. Definieer dan per doelgroep de te bereiken kennis, houding en gedrag en doe dit in zo meetbaar mogelijke termen, qua kennis (wat moeten ze op welk moment weten?), qua houding (hoe wil je dat ze tegenover het project staan?) en qua gedrag (hoe moeten ze op een bepaald moment handelen?). Bepaal ook op welke wijze je deze doelstellingen gaat meten. Bedenk vooral welke (kern)boodschappen je over wilt brengen bij / delen met de verschillende doelgroepen.
Bij gevoelige zaken als sommige veranderingsprocessen is het belangrijk draagvlak te creëren. Dat betekent dat je niet alleen informatie moet geven over de verandering, maar vooral in gesprek moet komen met de doelgroep, goed moet kunnen luisteren naar hun reacties en moet aangeven wat met die reacties gebeurt. Bepaal daartoe de verhouding informatieoverdracht versus dialoog. Voor de dialoog bepaal je per doelgroep de onderwerpen waarover overlegd dan wel onderhandeld kan worden. Voor de ‘monoloog’ stel je per doelgroep de kernboodschap op voor verschillende fasen van het veranderingsproject. Maar pas op: met mondige mensen, zoals Nederlanders of zorgprofessionals, is vrijwel nooit sprake van een pure monoloog. Als communicatie éénrichtingsverkeer is, of met andere woorden: als de andere niet terug communiceert, dan is er doorgaans iets aan de hand en is alsnog dialoog welkom.
Heel praktisch bij communicatie rondom een project is een schema of matrix hebben met daarin de doelgroepen, de middelen, de timing, de frequentie, de eventuele kosten, enzovoorts. Een schema zoals hieronder kan ook al prima zijn.
Onthoud tot slot dat het allerbelangrijkst bij communicatie rondom je project is ‘Doen!’. Besef terdege dat jij misschien wel een paar uur tot een paar dagen per week bezig bent met je project en er dus volop in zit. Maar voor vrijwel alle anderen zal het project een ver-van-hun-bed-show zijn. Communiceer daarom voldoende. Want hoe belangrijk is het dat je ze meekrijgt?